Testamentti - Puheenjohtaja

Kohteesta Digiwiki
Siirry navigaatioon Siirry hakuun

2013[muokkaa]

Aiempien vuosien testamenttiosuuksissa on edelleen hyvinkin paikkansa pitäviä pointteja. Osa toki jatkuvaa huomiota vaativia ja osa sellaisia, jotka vain edelleen on syystä tai toisesta hoitamatta. Pyrin nyt alle listaamaan vain uusia nostoja.

  • Uusia hallitustoimijoita nousee vuosittain tehtäviä hoitamaan ja ei ole ollut selvää käytäntöä, kuka hoitaisi esim. eri oikeudet ja hoitaisi perehdytykset. Suosittelen suunnittelemaan "perehdytysaikataulun", joka todennäköisesti pitäisi sisällään vain esimerkiksi ensimmäisen kokouskutsun yhteydessä maininnan siitä, että kaikki (huom! myös hallituksessa jatkavat) varaavat aikaa kokouksen jälkeen. Ylipäätään homma helpottuu, jos tämän suunnitteluun käyttää muutamat hetket ja etukäteen pidemmällä aikavälillä pyrkii muistelemaan, mitä kaikkea tarvitseekaan esitellä/kouluttaa (arkistokaappi, kassakirja, filentaittohuone, intra etc...). Samalla kannattaa ottaa mietintöön, kuka esimerkiksi hallituskonkareista voisi parhaiten valmistautua esittelemään kutakin osa-aluetta, jottei oman muistin varassa ole kaikkea ja voi vain olla täydentävänä osapuolena, jos jotain muuta vielä ohessa muistuu mieleen.
  • Huomioi kokouksissa päätöksiä tehtäessä, että aina kirjautuisi myös toteuttava/vastuussa oleva henkilö kohtaan, jottei kohtalaisen epäaktiivisen passiivimiehen luultaisi vain hoitavan juttuja kuntoon. Havaitsin myös, että jotkin asiat vain vaativat kokouksessa tiukahkoja aikataulutuksia, jotta asioita saadaan eteenpäin toivotusti ja toiminta on muutenkin helpompaa koordinoida. "Tehdään sitsi-ilmo" -> "Isäntä tekee sitsi-ilmon viimeistään kuluvan viikon torstaina."
  • Mieti kokouskäytäntöjä ylipäätään heti kauden alussa. Vakiintuneita käytänteitä ja tottumuksia on äärettömän haastavaa muuttaa kesken kauden. Täyttä läppäri-/kommunikaatiovälinekieltoa itsekään en toki kannata, mutta jonkinlaista sitoomusta toimintatapoihin voi olettaa luottamustoimeen valituilta henkilöiltä. Sitä paitsi kokoukset ovat huomattavasti tehokkaampia ja tiiviimpiä ihan luontaisista syistä, jos kaikki keskittyvät asiaan. Asiasta voi olla hyvä keskustella esimerkiksi ensimmäisessä kokouksessa/iltakoulussa.
  • Wapun ohjelmaa suunniteltiin kuluvana vuonna hieman uudelleen ja ainakin oman kokemuksen mukaan se näin aavistuksen tiiviimpänä toimi paremmin. Nyt viime kokouksissa esiin nostettu Wapputoimikunta voi olla hyvä ja eteenpäin vievä idea. Toimikuntaa, sen ideaa ja toimintatapaa kannattaa hiukan vapaamuotoisemmin suunnitella etukäteen, sillä itsessään vain toimikunnan perustaminen ei vielä maailmaa (tai edes wappua) pelasta. Wapun ajan tapahtumia kannattaa huolella harkita ja kehittää, jos joistakin yleensä vähemmän osallistujia vetävistä, mutta silti hyvin perinteikkäistä, tapahtumista saisi jollakin tavalla vielä irti menestystarinan. Kaikkea ei suoralta kädeltä kannata heittää romukoppaan, jos ei ensin koita niitä kehittää. Itsellä mielessä pyöri tänäkin vuonna jonkinlainen "Wappuinfo" esimerkiksi Wapunaloitusbileiden alkuun, jossa hyvinkin positiivisesti markkinoitaisiin tulevaa koitosta sen lukuisine tapahtumineen. Tuohonhan voisi vaikka tarjoilujen osalta panostaa, että porukkaa paikalle infoon jalkautuisi. Wappu on kuitenkin teekkarin ja koko yhteisön kulta-aikaa.
  • Suuriin vuoden kohokohtiin lukeutuu toki uusien fuksien saapuminen. Jo keväällä tuutorivalintaprosessi vaatii jonkin verran harkintaa. Prosessissa toki oleellisena osuutena on itse valinta, mutta missään vaiheessa ei saa unohtaa rekrynkään tärkeyttä. Yksi maili ei välttämättä vielä montaakaan saa liikkeelle, mutta f2f-kyselyllä ja -rohkaisulla monia hyviä tyyppejä on aiemminkin saatu esiin ja mukaan kuvioihin! Huomionarvoista on myös se, että monesti (Digit-)tuutorit ovat keskenään niin hyvää porukkahenkeä ylläpitäviä, että itse pääfunktio saattaa unohtua, kun vain keskenään vielä fuksienkin saapumisen jälkeen vietetään aikaa. Vaikka tuutorit hyvin aktiivisia olisivatkin, täytyy tärkein asia pitää mielessä: yliopisto- ja ainejärjestö-yhteisöön integrointi. Aktiivisuus sinällään saattaa kostautua, jos siitä merkittävää osuutta ei osaa kanavoida uusien opiskelijoiden suuntaan.
  • Olen huomannut, että esille nouseva marttyyri-henkinen ulosanti ei kannusta toimijoita mukaan järjestämään toimintaa ja muutenkaan nostata positiivista henkeä. Monesti huomaa, että hallituksestakin vain osa rutistaa täysillä yhteisen hiilen punaiseksi puhkumisessa. Tuleekin miettiä, jos itselle tai muutamalle muulle hallituksesta on kasaantunut liikaa hommaa, missä ollaan menty vikaan. Miten tehtävänjakoa voi kehittää ja auttaa kaikkia (koko hallitusta) jatkamaan jäsenistöäänkin aktivoivana voimana. Mielekästä toimintaympäristöä ei toteuteta sillä, että yksittäinen toimija luettelee, miten paljon hän on toistuvasti käyttänyt killan eteen arvokasta aikaansa. Valitettavasti toiminnassa saa vähemmän kiitosta kuin ansaitsee, ja itse kukin joskus sortuu tuohon edellisessä virkkeessä mainittuun perisyntiin. Eteen tulee toki haasteellisia tilanteita ja kommunikaatio-ongelmia toimijoiden välillä (hallitus-toimihenkilöt-jäsenet), mutta aina tulisi toki miettiä, miten tästä mahdollisimman hyvässä hengessä selvittäisiin, jotta kilta tuntuu houkuttelevalta ympäristöltä. Voi veljet, tämä on se haastavin osuus...

Kaiken kaikkiaan tulee muistaa, että ei saa vaipua aiempien vuosien ikeeseen. Olette valittu luottamustoimeen kehittämään ja tekemään parhaanne killan etujen nimissä; ette suinkaan kankeiksi virkamiehiksi toteuttamaan jo rutinoitunutta toimintaa! Täytyy pitää mielessä, että hallitusvuodet ovat ehdottomasti parasta antia ja pienellä lisäviilauksella niistä saa kaiken mahdollisen irti!

-Matti Vähä-Heikkilä
23.12.2013

2012[muokkaa]

  • Wapun ohjelma tuli suunniteltua reilusti etukäteen, mutta Wapun aikana tuli moneen otteeseen todettua, ettei jäsenistöltä ylipäätään löydy halukkuutta/paukkuja näiden vuosien pitkiin Wappuihin. Nyt siirretäänkin Wapunaloitusbileitä huhtikuun toisen viikon torstaihin ja suunnitellaan loppu ohjelma tämän mukaan. Sovitaan myös jokaiselle tapahtumalle tietty vastuuhenkilö, joka hoitaa paketit kasaan, ettei liikaa kasaannu yhdelle.
    • Marlon edellinen pointti pätee vieläkin: Erityishuomio lakitukselle. Jaa ihan kaikki tehtävät lippuairueista lakkien sorttaamiseen eteenpäin koska olet itse kiinni puhumisessa. Vuoden 2012 perusteella kuitenkin voi sanoa, että kannattaa tehtävienjakoa aloittaa huomattavasti aiemmin. (Ei pelkästään lakituksessa.)
  • Laitosneuvostot poistuivat tänä vuonna, mutta yhteys hallopedeihin on siltikin ylläpidettävä. Paremmin toimii, jos itse pyrkii olemaan edustamassa...
  • Hoidin itse kiltahuoneen kulkuoikeuksia vuoden aikana kahdessa erässä. Pieni tarkkaavaisuutta vaativa prosessi kahdesti vuodessa kuormittaa vähän, mutta pystyt itse olemaan varma asian hoitamisesta, mikä on kuitenkin melko merkittävä asia!
  • Ongelmat siivoamisen kanssa jatkui myös vuonna 2012. Omat jäljet pitäisi pysty korjaamaan kiltahuoneella, ja jokaisen aktiivisen pitäis parisen kertaa raahautua siivoamaan esimerkiksi Sotkullekin. Tuntui vain monesti olevan samat henkilöt siivoamassa, ja itsekin sieltä löytyi Wapun aikaan sekä syksyn alussa yli kerran viikossa... Selvä parantamisen kohde!
  • Sähköpostilistojen moderointi ei tuota paljoakaan taakkaa, mutta silti se on hyvä pitää useamman kuin yhden henkilön takana. Ensisijaisesti tämä kannattaisi osoittaa toki tiedotusvastaavalle, mutta kyllä ne oikeudet PJ:lläkin hyvät ovat - ottaen huomioon esimerkiksi mailmanin hieman nihkeän ja hankalahkosti omaksuttavan käyttölogiikan, useampi henkilö asian parissa voi saada ongelmatilanteita ratkaistuksi.
  • Yhteistyöjärjestöjen kokouksien tiedottamistakaan ei ole varmaan linjattu kenellekään, ja minun(kin) näkemyksen mukaan se on PJ:n vastuulla. Eli Hybridin, Vectorin, TK:n, TiTOLin, yms. kokousedustajaille ja seuraavan vuoden hallitusehdokkaille tiedottaminen ajoissa. Vuonna 2012 tämä onnistui lähes kaikissa kokouksissa, mutta kiireemmissä väleissä taisi joku unohtua. Lopulta kuitenkin kaikki olivat oikeaan aikaan oikeassa paikassa. Tähän tulee vielä lisätä sellainen pointti, että fukseille pitäisi tiedottaa VTP-mahdollisuudesta myös näistä muista kokouksista!
  • Ymmärrä heti aluksi tilanne ja luota hallituslaisiin. Venettä soudetaan yhdessä ja et pysty itse hoitamaan kaikkea. Aluksi ahmi itselleen paljonkin hoidettavia asioita, mutta kannattaa tarkemmin miettiä, mille sektorille mikäkin asia oikeasti kuuluisi.
  • Aisti muilta toimijoilta ja tahoilta toiminnan sujuvuutta. Palautetta (positiivista tai negatiivista) ei välttämättä kaikissa tilanteissa tule.
  • Sääntöjen muokkaus ei ole vielä koitunut ajankohtaiseksi, mutta itsekin allekirjoitan tämän: Jos/Kun Digitin sääntöjä pitää muokata, tässä pari pointtia
    • Toiminnantarkastajat: Vaihda kaikki tilintarkastajat toiminnantarkastajiksi
    • Haalarit: Haalareille voisi määrä jonkin seuraavanlaisen pykälän: "Digit ry:n haalarit voi tilata/ostaa vain Turun yliopiston TDI-pääaineopiskelija"


-Matti Vähä-Heikkilä
30.12.2012

2011[muokkaa]

  • Suunnittele wapun ohjelmaa reilusti etukäteen. Silloin on ohjelmaa niin paljon, että ei pysty taikomaan kaikkea lennosta mitenkkän.
    • Erityishuomio lakitukselle. Jaa ihan kaikki tehtävät lippuairueista lakkien sorttaamiseen eteenpäin koska olet itse kiinni puhumisessa. (Kakka melkein osui tuulettimeen tänä vuonna.)
  • Ole laitosneuvostossa tai pidä hyvin yhteyttä laitosneuvoston opiskelijajäseniin. Tämä voi unohtua helposti, mutta on hyvin tärkeä asia.
  • Kannattanee linjata heti vuoden alussa kuka hoitaa kiltiksen kulkuoikeuksia. Itse hoidin niitä vuoden vai kaksi Kiltahuonevastaavan tittelin alaisena, jonka jälkeen vielä puheenjohtajanakin.
  • Killan (ja joidenkin yhteistyöjärjestöjenkin) isoin ongelma tuntuu nykyisin olevan siivous. Ei luulisi olevan niin vaikeaa, mutta kun on. Tähän kannattaa alkaa kehittämään jotain fiksua järjestelmää, mikäli minun "palkkaa siivoajille" -idea ei ota tuulta alleen.
  • Maililistojen moderointia ei varsinaisesti ole määrätty kenellekään. Perinteisesti adminiksi on kuitenkin yleensä vain laitettu PJ. Tähänkin voi halutessaan linjata esimerkiksi webmasterinkin, mutta toisaalta ei ole kovin haastava/työläs homma. - Sihteeri / tiedotusvastaa vois olla kans hyvä -- Ville
  • Yhteistyöjärjestöjen kokouksien tiedottamistakaan ei ole varmaan linjattu kenellekään, ja minun näkemyksen mukaan se on PJ:n vastuulla. Eli Hybridin, Vectorin, TK:n, TiTOLin, yms. kokousedustajaille ja seuraavan vuoden hallitusehdokkaille tiedottaminen ajoissa.
  • Jos/Kun Digitin sääntöjä pitää muokata, tässä pari pointtia
    • Toiminnantarkastajat: Vaihda kaikki tilintarkastajat toiminnantarkastajiksi
    • Haalarit: Haalareille voisi määrä jonkin seuraavan laisen pykälän: "Digit ry:n haalarit voi tilata/ostaa vain Turun yliopiston TDI-pääaineopiskelija"


  • Fuksivastaavalle:
    • Fuksipassit kannattanee hoitaa kuntoon jo heti wappuhulinoiden jälkeen. Joka vuosi tuntuu melkein unohtuvan...
    • Aki Halonen uhkasi, että ei enää tulisi pitämään Teekkariusinfoa uusille opiskelijoille, joten tähän kannattaa myös varautua jo kevään aikana.


-Marlo Ekberg
20.12.2011